管理營銷、
品牌設計和VI設計與代理工作最具挑戰性的部分之一是利益相關者之間的內部與外部協作流程。
許多品牌設計和
VI設計項目需要直接團隊之外的大量反饋，例如客戶項目、產品或設計許可使用的批準等等。
收集內部創意團隊和外部利益相關者之間的反饋可能是一個混亂的過程，用于監控跨電子郵件收件箱、聊天線程和跟進的評論、變更請求和新版本。
當涉及到交付期限和客戶體驗時，這個過程通常有很多不足之處。有多種品牌設計和VI設計快速落地執行的方法可以更無縫地將外部合作者納入審核流程。
1. 用攝入表格捕捉外部內容
品牌設計和VI設計快速落地執行項目管理的一個反復出現的挑戰是，內部團隊通常很難將外部合作者創建的內容合并到內部項目工作流程中。當提交新的項目內容（如設計概要）時，內部通常必須有人將內容轉發給合適的人員并管理所有不同的版本。
內部-外部內容問題可以通過攝入表單來解決，這些表單是可通過網絡訪問的表單，它：
使合作伙伴、客戶和其他人能夠直接將內容提交給您的團隊以供使用或審查。
對提交的內容應用完整的審查工作流程，包括路由和批準步驟、通知、階段和安全控制。
此選項不僅可確保來自外部合作者的內容每次都能落到合適的人手中，而且還能自動創建可在整個制作過程中引用的審計跟蹤。
2. 分組審稿人控制內容反饋
對于創造性工作，許多利益相關者需要給予他們的批準——但并非每個人都需要始終完全訪問內容。
品牌設計和VI設計快速落地執行項目開始之前，評審組有助于劃分角色和職責——內部、團隊或評審步驟，以及外部評審員。
例如，您可以設置一個審核工作流程，將內容發送到不同的內部組，然后最終發送到客戶。客戶組可以設置為僅在創建新版本時收到通知，或者在整個審查過程中通過其他基于操作的觸發器來通知。
在內部創意團隊和外部利益相關者之間收集反饋可能是一個混亂的過程。
NHS Inc管理多個滑板產品線并將其設計許可給多個合作伙伴，它使用不同的審查小組來促進其品牌、創意和許可團隊對國際合作伙伴提交的新產品設計的同步反饋。多個團隊可以在整個設計過程中提供他們的意見，而不會阻礙與被許可人的協作過程。
在內容創建過程的各個階段，將協作者分成具有不同訪問級別和評論能力的職能審查組，使您能夠更好地控制和加快反饋過程。
3. 使用次要內容版本
創意團隊還應考慮在與客戶的審查階段如何處理內容版本控制。
標記版本的典型方法是 v1、v2、v3 等。根據您的項目工作流程，這可能不是理想的過程。到外部共享內容時，您可能正在共享現在稱為 v3 的內容。這通常會引起一些混亂并導致客戶問：“嘿，v1 和 v2 發生了什么？”
您可以在那時開始一個新版本。然而，這種方法將原始內容和僅為客戶審查而創建的版本分開，打破了內部行動和外部反饋之間的聯系，并要求您的團隊跟蹤兩個單獨文檔的活動。
為您的項目使用次要版本控制結構允許將供內部審查的版本標記為 vX.1、vX.2（其中“X”是主要版本），并使您能夠僅與客戶共享主要版本并避免任何混淆。
4. 將內部對話與私人評論分開
有時您需要與客戶共享內容——但并非所有正在進行的內部討論都隨著反饋的變化和更新而發生。
例如，一旦您完成了新的廣告設計并與您的客戶分享，他們可能會開始向項目添加評論，這些評論需要深入的內部討論才能解決。
您可能不希望外部審閱者看到針對他們的評論進行的對話。通常，您會被迫通過電子郵件、聊天或電話進行這些對話。這種方法不僅打破了圍繞證明的審計線索，而且使您的團隊與內部審閱者協作更加耗時。
這個問題可以通過允許客戶在某個階段為特定審稿人組啟用私人評論來解決。然后可以對內容進行私人討論，并且只有在該特定階段的審閱者才能看到，同時確保所有注釋都保留為項目的一部分。然后，您可以選擇在反饋得到解決后讓所有審閱者看到這些評論。
5. 通過鎖定超過截止日期的內容來阻止“范圍蔓延”
眾所周知品牌設計和VI設計快速落地執行，在創意世界中，“最終”通常是一個相對術語。
即使在內容片段獲得批準后，更改請求和反饋在每個人都批準并擾亂生產過程和交付期限后也很常見，特別是如果合適的人沒有提前足夠遠地看到內容以提供反饋或正在審查舊版本的內容。
在做出批準決定后鎖定內容以防止其他修改和版本控制解決了這個第 11 小時的反饋問題。
例如，管理大量每日直郵設計訂單的機構使用帶有自動提醒功能的證明鎖定來強制每個客戶的 24 小時截止日期。如果在截止日期過后發送任何新的更改請求，系統會自動發送一封電子郵件，概述進行這些更改所需的成本。因此，設計團隊極大地縮短了交付時間，使他們能夠更快地處理新的項目請求。
總結：讓反饋毫不費力
VI設計管理外部協作不需要耗時或混亂。對項目和文件結構的微小更改可以極大地提高共享、修改和批準內容的便利性，并確保項目安全和按計劃進行。
